Tại Nhật Bản, cứ mỗi ngày lại có một công ty startup được thành lập. Vì vậy đã có những phương pháp được áp dụng nhằm hỗ trợ cho những công việc càng ngày càng đòi hỏi năng suất cao diễn ra thuận lợi hơn. Một trong số đó là “Paper Stockless”.
“Paper Stockless" là gì?
“Paper Stockless” là phương pháp dữ liệu hoá giấy tờ. Cụ thể, giấy tờ sẽ không cần để trên mặt bàn ở văn phòng công ty mà sẽ được chuyển hoá thành dữ liệu số hoặc được bảo quản bởi công ty chuyên lưu trữ tài liệu đối với những tài liệu không cần dùng đến nữa.
Tuy nhiên, phần lớn các công ty hiện nay vẫn còn sử dụng nhiều giấy tờ trong công việc của mình. Vì những giấy tờ như hoá đơn thanh toán hay tài liệu hành chính vẫn còn phải sử dụng thêm lần nữa. Vậy nên, kể cả có sử dụng phương pháp “Paper Stockless” đi chăng nữa thì cũng không giúp cho chu trình công việc thêm thuận tiện và đơn giản hơn.
Công ty áp dụng phương pháp “Paper Stockless”!
Chúng tôi đã có cơ hội tìm hiểu thêm về công ty startup có tên là AnyPay – nơi thành công trong việc áp dụng phương pháp “Paper Stockless”. Hãy theo chân chúng tôi và khám phá phong cách làm việc hiện đại này nhé!
Văn phòng của AnyPay thật…thoáng đãng, sạch sẽ và gọn gàng!!
AnyPay cung cấp dịch vụ thanh toán “paymo biz” và tham gia vào các hoạt động liên quan đến blockchain. Ngoài ra, Anypay cũng đang tiến hành những dự án mới khác và là một trong những công ty startup đang được chú ý tại Nhật Bản.
Văn phòng rất rộng rãi, sáng sủa và gọn gàng. Nhân viên được tuỳ ý sử dụng không gian làm việc theo sở thích.
Chúng tôi đã có cuộc trao đổi khá nhanh với đại diện nhân viên công ty. Văn phòng thật đẹp và rộng rãi quá!
“Cám ơn bạn! Công ty chúng tôi tuy có khoảng 30 người, nhưng vì chúng tôi không hề có một mảnh giấy tờ tài liệu nào trên bàn và trong văn phòng chỉ có một chiếc tủ nên cảm giác không gian rất thoáng đãng.”
Ủa, phải chăng công ty chỉ có đúng một chiếc tủ ở góc tường kia thôi sao?
“Đúng vậy. Chúng tôi chỉ lưu trữ hoá đơn thanh toán hay những giấy tờ liên quan đến hành chính, kinh doanh trong chiếc tủ đó thôi. Tại công ty, chúng tôi đều quản lý thông tin qua dữ liệu số chứ không sử dụng tài liệu bằng giấy. Ngoài những giấy tờ cần phải bảo quản ra, chúng tôi không ai dùng tài liệu giấy cả nên chỉ cần một chiếc tủ là đủ.”
Thật là tuyệt vời! Nhưng mà tài liệu kinh doanh là bằng giấy phải không nhỉ?
“Nếu đối tác muốn thì chúng tôi sẽ in ra. Còn không chúng tôi thường bảo quản trên dữ liệu của công ty. Vì bằng cách đó sẽ giúp cho việc chia sẻ các tài liệu mới nhất được hiệu quả hơn."
Vậy thì, tài liệu dùng trong các cuộc họp nội bộ là…
“Đương nhiên là không có rồi. Chuẩn bị tài liệu giấy cũng tốn thời gian nữa (^^). Thay vào đó, chúng tôi lên lịch trình qua Google Document, và vừa họp vừa theo dõi trên màn hình trình chiếu.”
Thật là hoàn hảo! Vậy tất cả những tài liệu giấy đều được dữ liệu hoá phải không?
“Chúng tôi sẽ không dữ liệu hoá những tài liệu không cần dùng đến lần thứ 2. Khi tủ đựng tài liệu giấy của chúng tôi đã đầy, chúng tôi sẽ nhờ công ty chuyên lưu trữ tài liệu bảo quản giúp.”
Vậy công ty bạn nhờ bảo quản tài liệu không cần dùng đến nữa ở đâu vậy?
“Chúng tôi đang sử dụng dịch vụ “Cất trữ tài liệu”. Bạn có thể lưu trữ tài liệu từ số lượng ít hoặc nếu cần thiết sẽ chuyển nó thành dữ liệu điện tử. Nhờ đó tủ để tài liệu của chúng tôi không bao giờ bị quá đầy và đảm bảo luôn có đủ không gian rộng để lưu trữ.”
Cũng có dịch vụ tiện lợi như thế này nhỉ.
“Mặc dù việc quản lý tài liệu bảo mật của công ty hơi khó khăn, nhưng nếu gửi gắm cho những công ty lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp thì vẫn rất yên tâm. Vì bạn chỉ có thể gửi chúng bằng chiếc hộp nhỏ nên tôi nghĩ sẽ hợp hơn với những công ty startup.”
Việc áp dụng “Paper Stockless” thực sự đã giúp loại bỏ căng thẳng và tránh lãng phí. Và đó cũng là khởi nguồn của sự “sản sinh” ra những ý tưởng mới mỗi ngày.
“Vâng, đúng vậy. Sự xuất hiện của “Paper Stockless” thật sự đã giúp tốc độ ra quyết định được thay đổi đáng kể.”
Nếu không cần thiết thì tài liệu sẽ được chuyển đổi thành dữ liệu số sau đó những tờ giấy đó sẽ được loại bỏ. Còn nếu cần thiết thì tài liệu sẽ được gửi bảo quản ở công ty lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo phương pháp này của AnyPay và chắc chắn đây sẽ là một gợi ý tuyệt vời để bạn có thể tiến hành công việc được suôn sẻ và thông minh hơn đó.
Bạn nghĩ thế nào về “Paper Stockless”? Bạn có nghĩ rằng phương pháp này sẽ được áp dụng thành công tại Việt Nam không? Hãy cho chúng tôi biết nhé!
Comments