ซีรีส์มารยาทญี่ปุ่น: คู่มือมารยาททางธุรกิจกับคนญี่ปุ่น ①

การเยี่ยมชมญี่ปุ่นไม่ได้มีเพียงเพื่อวัตถุประสงค์ท่องเที่ยวเพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเดินทางเพื่อไปทำธุรกิจด้วยค่ะ
คุณเคยสับสนเกี่ยวกับความแตกต่างทางวัฒนธรรมเมื่อต้องพบกับลูกค้าชาวญี่ปุ่นหรือร่วมงานกับบริษัทญี่ปุ่นหรือไม่? นอกจากนี้ การมาเยือนญี่ปุ่นก็ไม่ได้มีเพียงเพื่อวัตถุประสงค์ท่องเที่ยวเท่านั้น แต่ก็อาจรวมถึงการมาญี่ปุ่นเพื่อทำธุรกิจด้วยค่ะ

จากประสบการณ์ของพนักงานชาวต่างชาติที่ทำงานที่ FUN! JAPAN เราจะมาแนะนำข้อมูลที่มีประโยชน์ให้คุณทราบกันค่ะ! ด้วยบทความนี้ เราจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในการทำธุรกิจกับคนญี่ปุ่นค่ะ

มารยาทเชิงธุรกิจในการพบลูกค้าญี่ปุ่น ได้แก่อะไรบ้าง?

ทุกประเทศมีว manners ของตัวเอง โดยเฉพาะในสถานที่ทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในญี่ปุ่น ยังมีธรรมเนียมที่เข้มงวดในสถานการณ์ต่าง ๆ เช่น การประชุมในสถานที่ทำงานและกับลูกค้า

มาดูกฎระเบียบหรือมารยาทบางประการที่ควรนำไปใช้เมื่อทำงานกับบริษัทญี่ปุ่นหรือติดต่อกับลูกค้าญี่ปุ่นค่ะ

การตรงต่อเวลาสำหรับการเข้าร่วมประชุมและในสถานที่ทำงาน ควนทำล่วงหน้า 10 นาที

การตรงเวลาถือเป็นหนึ่งในความสุภาพที่สำคัญในธุรกิจ ในญี่ปุ่นมีแนวโน้มที่จะอยากให้ผู้ร่วมงานมาตรงเวลาเพื่อแสดงความเคารพและความรับผิดชอบต่อเวลา การตรงต่อเวลาเป็นสิ่งที่สำคัญมากเพื่อสร้างความไว้วางใจกับคู่ค้าทางธุรกิจและลูกค้า และถือว่าเป็นสิ่งที่สุภาพเมื่อมาถึงไม่เพียงแค่มาถึงตรงเวลา แต่ต้องมาก่อนล่วงหน้า 10 นาทีเลยค่ะ

การแลกเปลี่ยนนามบัตร วิธีการให้และรับ

ในประเทศญี่ปุ่น การแลกนามบัตรนั้นต้องใช้ความระมัดระวังและความเคารพอย่างมาก และการเก็บรักษานามบัตรอย่างถูกต้องเป็นสิ่งที่สำคัญ

นี่คือคำแนะนำบางประการเกี่ยวกับวิธีการเก็บนามบัตรที่ได้รับที่ญี่ปุ่นค่ะ

• พกในกระเป๋าเก็บนามบัตร: ในญี่ปุ่น กระเป๋าเก็บนามบัตรเป็นสิ่งที่สำคัญเทียบเท่ากับตัวนามบัตรเองเลยค่ะ และจะถูกพกพาไปในการประชุมพร้อมกับนามบัตรที่อยู่ด้านในค่ะ
• แลกเปลี่ยนนามบัตรอย่างเรียบร้อยและระมัดระวัง: ในญี่ปุ่นนั้นถือว่าไม่สุภาพมากหากคุณเขียนลงบนนามบัตรที่เพิ่งได้รับหรือใส่ลงในกระเป๋าเงินหรือกระเป๋าเสื้อของคุณ ระวังอย่าให้เกิดภาพลักษณ์ที่เสียมารยาทนะคะ เมื่อแลกเปลี่ยนนามบัตร ให้วางนามบัตรไว้บนกระเป๋าเก็บนามบัตรและถือนามบัตรด้วยทั้งสองมือจนกว่าการแลกเปลี่ยนจะเสร็จสิ้น เมื่ออีกฝ่ายนำนามบัตรมาให้ ก็ให้รับนามบัตรโดยใช้นิ้วหัวแม่มือและนิ้วชี้ของมือขวาของคุณรับพร้อมกับส่งนามบัตรของคุณเองให้อีกฝ่ายค่ะ
• จัดเรียงนามบัตร: หลังจากได้รับนามบัตร ให้แสดงความสนใจต่อข้อมูลที่เขียนบนนามบัตรและใช้เวลาอ่านดูสักครู่ก่อนที่จะทำการเก็บค่ะ จากนั้น ใส่นามบัตรที่ได้รับลงในกระเป๋าเก็บนามบัตร ในกรณีคุณยังคงประชุมในสถานที่เดิม ให้จัดเรียงนามบัตรให้เป็นระเบียบบนโต๊ะด้านหน้าคุณแทนค่ะ เป็นธรรมเนียมทั่วไปที่จะจัดเรียงนามบัตรบนโต๊ะตามลำดับที่นั่งของเจ้าของนามบัตรค่ะ

การให้ของขวัญติดไม้ติดมือ

การให้ของชวัญติดไม้ติดมือมาฝากเป็นวิธีการสื่อสารและการแสดงความใส่ใจ มันเป็นส่วนหนึ่งของการทำธุรกิจญี่ปุ่น แต่ไม่ได้บังคับให้ทำเสมอไป

อย่านั่งจนกว่าจะถูกนำไปยังที่นั่งของคุณ

เมื่อคุณถูกพาไปยังห้องสำหรับการประชุมหรือสัมภาษณ์ อย่านั่งทันที รอจนกว่าคุณจะได้รับเชิญให้นั่งลงบนที่นั่งที่เตรียมไว้ การกระทำนี้ถือว่าเป็นการแสดงความเอื้อเฟื้อและความเคารพค่ะ โดยการเคารพตำแหน่งและสถานภาพของคนอื่น และรอให้พวกเขาบอกคุณก่อนค่อยทำในฐานะแขก คุณก็สามารถแสดงความเคารพต่ออีกฝ่ายที่เป็นเจ้าภาพได้ค่ะ

รับอาหารหรือเครื่องดื่มเมื่ออีกฝ่ายเสนอมา

เมื่อได้รับอาหารหรือเครื่องดื่ม ปกติแล้วจะรับและบริโภคตรงนั้นทันทีที่ได้รับ แต่การนำขวดพลาสติกที่ดิ่มแล้วยังเหลือกลับบ้านก็เป็นเรื่องที่ยอมรับได้ค่ะ นอกจากนี้ มันเป็นการแสดงความสุภาพที่แพร่หลายที่จะดื่มก็ต่อเมื่อหลังได้รับการเชิญด้วยคำว่า "โดโสะ" แต่ถ้าคุณกระหายน้ำมากหรือต้องการระงับการไอและต้องการดื่มก่อนได้รับการเชิญ คุณสามารถพูดว่า "ชิตสึเรชิมัส" (失礼します / Shitsurei shimasu) แล้วดื่มก็ไม่เป็นการเสียมารยาทค่ะ

"สิ่งที่ทำให้ฉันสับสนเมื่อทำงานกับลูกค้าญี่ปุ่น"

เราได้สัมภาษณ์พนักงานนานาชาติที่ FUN! JAPAN เกี่ยวกับประสบการณ์และความสับสนของแต่ละคนเมื่อต้องเผชิญหน้ากับลูกค้าญี่ปุ่นในเชิงธุรกิจค่ะ

1. การโค้งคำนับประเภทต่างๆ จะถูกใช้ขึ้นอยู่กับองศาการโค้ง (ได้ยินว่า) (คุณ J / มาจากฮ่องกง)
2. หลังจากแลกนามบัตร ผมไม่แน่ใจว่าควรทำอะไรต่อ ไม่รู้ว่าสามารถดูหรืออ่านนามบัตรได้เลยหรือไม่ หรือว่าควรเก็บลงในกระเป๋านามบัตรหรือวางเรียงบนโต๊ะ ผมยังไม่เข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการที่เป็นทางการเท่าไหร่ (คุณ P / มาจากไทย)
3. ฉันมักถูกถามคำถามเช่น "ทำไมคนไต้หวันถึงคิดอย่างนั้น?" แน่นอน ด้วยเนื่องจากฉันทำงานในอุตสาหกรรมนี้ ฉันสามารถตอบได้ในบางระดับ แต่ฉันต้องการให้คนถามเข้าใจว่าความคิดเห็นของคนไต้หวันคนหนึ่งไม่ได้เป็นตัวแทนความคิดเห็นของคนไต้หวันทั้งหมด (คุณ L / มาจากไต้หวัน)
4. ฉันเคยมีปัญหากับกฎของการแลกนามบัตร เช่น ต้องถือนามบัตรของตัวเองต่ำกว่าอีกฝ่าย นอกจากนี้ ในการประชุมกับลูกค้า ฉันสับสนในตอนแรกเกี่ยวกับการสลับการใช้ "ซัง" ต่อท้ายอีกฝ่ายและไม่ใช้สำหรับคนจากบริษัทเดียวกัน (คุณ K / มาจากไต้หวัน)

การทำธุรกิจญี่ปุ่นเข้มงวดเกินไปหรือไม่? สัมภาษณ์ประธานยามาอุจิแห่ง FUN! JAPAN

พนักงานหลายคนรวมถึงพนักงานนานาชาติของเรา ก็มักจะรู้สึกว่ามารยาททางธุรกิจในญี่ปุ่นค่อนข้างเข้มงวด ทำไมมารยาททางธุรกิจในญี่ปุ่นถึงเข้มงวดขนาดนี้? เราได้ถามคุณยามาอุจิ ประธานบริษัท Fun Japan Communications ที่มีประสบการณ์การทำงานในบริษัทที่มีอายุนานและมีประสบการณ์ทางธุรกิจในต่างประเทศอย่างกว้างขวางกันมาค่ะ!

คุณรู้สึกว่ามารยาททางธุรกิจของญี่ปุ่นเข้มงวดกว่าต่างประเทศหรือไม่? แล้วทำไมคุณคิดว่ามีกฎที่ต้องปฏิบัติมากมายในวงการธุรกิจในญี่ปุ่น?

การทำธุรกิจแบบญี่ปุ่นอาจจะดูเข้มงวด แต่สำหรับคนที่เกิดในประเทศญี่ปุ่น ความรู้สึกจริงๆ ก็คือ "มันก็เป็นแบบนี้แหละ" ค่ะ ต้นกำเนิดของการทำธุรกิจแบบญี่ปุ่นคือ "ความเกรงใจ เอาใจเขาใส่ใจเรา" ซึ่งรวมถึงการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้อื่นโดยไม่ทำให้คู่ค้ารู้สึกไม่สบายใจ ไม่ลืมการใส่ใจกับคนรอบข้าง และไม่ทำให้คู่ค้าเสียเวลา ฉันคิดว่าการเอาใจเขามาใส่ใจเราแบบนี้เป็นลักษณะเฉพาะที่เป็นญี่ปุ่นมากค่ะ

นอกจากนี้เรายังได้สอบถามประธานยามาอุจิเกี่ยวกับความรู้สึกต่อการมีมารยาทในวงการธุรกิจญี่ปุ่น

● ความตรงต่อเวลาในการประชุม

ญี่ปุ่นมีความตรงต่อเวลาในทุกอย่าง ซึ่งสามารถเห็นได้จากรถไฟและชินคันเซ็นของญี่ปุ่น ถ้ารถไฟออกเวลา 10 โมง คนญี่ปุ่นจะมาถึงสถานีก่อนเวลา 5 นาที ตั้งแต่ยังเป็นนักเรียนประถม เราได้รับการสอนให้ "ทำ 5 นาทีล่วงหน้า" ดังนั้นพฤติกรรมนี้จึงสะท้อนในชีวิตประจำวันของเราค่ะ ถ้าการประชุมเริ่มเวลา 10 โมง จะถือว่ามีมารยาทดีถ้านั่งและพร้อมที่จะเริ่มพูดคุยได้ ณ เวลา 10 โมง นี่จะทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น อย่างไรก็ตามคุณไม่ควรมาถึงเร็วเกินไป ไม่ว่าคุณจะคำนึงถึงเวลาของคนอื่นหรือไม่ ฉันเชื่อว่า "ความเกรงใจ การเอาใจเขามาใส่ใจเรา" นั้นสำคัญที่สุดค่ะ

●การโค้งคำนับ

มีคำกล่าวว่า ด้านหลังคอเป็นจุดตายในสังคมซามูไร ดังนั้นการแสดงส่วนนี้เป็นสัญญาณที่บอกว่า "จะเชื่อฟังอีกฝ่าย"

การโค้งที่ 45 องศาถือว่าเป็นพื้นฐาน แต่หากคุณไม่ได้อยู่ในอุตสาหกรรมบริการ คนมากมายรู้สึกว่าไม่จำเป็นต้องให้ความสำคัญเกี่ยวกับองศาการโค้งมากนัก อย่างไรก็ตาม คนญี่ปุ่นไม่ได้กอดหรือจับมือเป็นการทักทายในการประชุม ดังนั้นคนญี่ปุ่นมากมายจึงให้ความสำคัญกับการโค้งคำนับแทนค่ะ

●การให้ของขวัญติดไม้ติดมือ

ในความเป็นจริงแม้กระทั่งในญี่ปุ่นในปัจจุบัน การให้ของขวัญติดไม้ติดมือในธุรกิจเริ่มไม่ค่อยมีให้พบเห็นมากนัก ของขวัญเช่น "Ochugen" และ "Oseibo" ซึ่งเป็นการทักทายในช่วงเวลาที่เปลี่ยนแปลงฤดู หลายบริษัทเองก็พยายามลดธรรมเนียมนี้เนื่องจากความเป็นไปได้ของการละเมิดกฎข้อปฏิบัติเรื่องการให้สินบนและอื่นๆ อย่างไรก็ตาม ความรู้สึกที่ต้องการขอบคุณอย่างแท้จริง แสดงความกตัญญู ขอโทษ หรือให้คนอื่นรู้เกี่ยวกับของที่ระลึกจากเมืองบ้านเกิดหรือประเทศบ้านเกิดก็ยังไม่ถูกปฏิเสธค่ะ

ถ้าคุณเดินทางมาทำธุรกิจในญี่ปุ่นจากต่างประเทศ การให้ของที่ระลึกจากแถบเอเชียก็ยังคงได้รับการตอบรับที่ดีอยู่ค่ะ

●อย่านั่งลงจนกว่าจะมีคนเชิญให้นั่ง

ฉันเชื่อว่านี่เป็นมารยาทที่เกี่ยวข้องกับประวัติศาสตร์ของญี่ปุ่น ในยุคของซามูไร ผู้เป็นใหญ่นั้นจะอยู่ในภาวะที่ต้องเสี่ยงต่อการถูกโจมตี และต้องรับรองความปลอดภัยก่อนที่จะเข้าห้อง ดังนั้น ฉันคิดว่าคนที่มีฐานะสูงจะถูกนำไปที่ด้านหลังของห้องหลังจากที่มีการแสดงให้เห็นว่าปลอดภัยโดยคนที่นำทางไปค่ะ เมื่อเร็วๆ นี้ ประเพณีเช่นนี้กำลังเลือนหายไปอยู่และฉันคิดว่าการตระหนักถึงเรื่องแบบนี้เองก็กำลังลดลงเรื่อยๆ ค่ะ

อย่างไรก็ตาม คนญี่ปุ่นหลายโดยธรรมชาติจะไม่ให้แขกคนสำคัญต้องกดปุ่มลิฟท์เอง ดังนั้น ถ้าชาวต่างชาติสามารถทำเช่นนั้นได้ด้วย คิดว่าลูกค้าหรือหัวหน้าคงจะต้องร้อง "โอ้!" กันเลยแหละมั้งคะ?

● มารยาทเกี่ยวกับอาหารและเครื่องดื่มที่เสนอให้แขก

แน่นอน คุณอาจจะไม่เริ่มทานก่อนที่จะได้รับการบอกกล่าวจากอีกฝ่าย นี่เป็นส่วนหนึ่งของการให้เกียรติของญี่ปุ่น และโดยพื้นฐานแล้ว คุณจะไม่สัมผัสชาหรือขนมเว้นแต่จะได้รับการเเชิญจากอีกฝ่าย เพราะถือว่าเป็น "ไม่เหมาะสม" ในทางกลับกัน เมื่อมีแขกมาที่บริษัท ฉันก็พยายามจะพูดว่า "โดโสะ" (เชิญ) ให้เร็วที่สุดค่ะ ฉันคิดว่าการเอาใจเขามาใส่ใจเราซึ่งกันและกันนั้นสำคัญค่ะ แต่ฉันไม่ถือว่าเป็นการ "หยาบคาย" เพียงเพราะอีกฝ่ายทำก่อนที่เราจะเชิญนะคะ

ในท้ายสัมภาษณ์ ประธานยามาอุจิได้สรุปถึงวิธีการทำงานในบริษัทญี่ปุ่นหรือทำงานกับลูกค้าญี่ปุ่น

ไม่มีปัญหาเรื่องมารยาททางธุรกิจญี่ปุ่นหากคุณเอาใจเขามาใส่ใจเรา!

มารยาททางธุรกิจเป็นการแสดงออกของวัฒนธรรมแต่ละชาติ มารยาทคือการคิดถึงอีกฝ่ายเป็นสำคัญ ถ้ามันเป็นผลมาจากการคิดถึงอีกฝ่าย ก็ออกมาดีแน่นอนค่ะ! ตามกาลเวลาที่เปลี่ยนแปลง มารยาทใหม่ๆ อาจจะเกิดขึ้น ดังนั้น คุณควรจะยืดหยุ่น และฉันหวังว่าคุณจะมาญี่ปุ่นโดยไม่รู้สึกว่ามันเป็นทางการเกินไปค่ะ!

สำหรับคุณที่กำลังคิดจะทำงานในญี่ปุ่น ไม่ต้องคิดมากเพียงเพราะว่าเป็นธุรกิจที่ต้องทำร่วมกับคนญี่ปุ่นนะคะ! อย่างไรก็ตาม ก็ควรมีการคิดถึงอีกฝ่ายไว้เสมอค่ะ!