到訪日本的目的可以有很多，除了觀光旅遊，也有部分讀者可能是出於工作需要而到日本出差公幹吧？
您有沒有在與日本客戶打交道或在日本公司工作時，曾經因為文化差異而感到困惑？如果您有類似經驗，那麼這次FUN! JAPAN編輯部的外籍員工經驗，或許能為您提供一些有關與日本人做生意時的實用資訊！
與日本客戶進行商業會議時需要注意甚麼禮儀？
每個國家都有自己的禮儀，尤其是在商業場合。而在日本，更是無論在職場還是與客戶的商業會議中，都存在著許多嚴格文化。
以下就讓我們來看看在日本公司工作或與日本客戶打交道時需要遵守的一些規則吧！
會議及職場必須守時。提前10分鐘行動是基本！
守時被日本人視為一大重要商業禮儀。日本人普遍傾向於要求準時，以顯示雙方對時間的尊重和責任，而為了與商業夥伴和客戶建立信任關係，提前10分鐘到達更是基本。
交換卡片及接收對方卡片方法
日本亦相當小心處理及尊重職場的卡片交換，妥善保存商業夥伴的卡片尤其重要。
以下是一些關於如何儲存在日本收到的卡片的建議。
- 將卡片放於卡片夾內收藏並隨身攜帶：
在日本，卡片夾與卡片本身同樣重要，日本人一般會帶著卡片夾出席會議。 - 交換卡片時份外細心：
在新收到的卡片上寫字或收到後馬上將其放入錢包或口袋內等被視為無禮，以上行為會給予對方不尊重的印象。
交換卡片時，請將它們放在卡片夾上並用雙手握住卡片，直到交換完成。當對方遞上他們的卡片時，請您同時也將自己的卡片遞上，並用右手拇指和食指接過卡片。 - 整理卡片：
收到卡片後，請花少許時間細閱上面的訊息以表示興趣，然後再將收到的卡片放入卡片夾。如果您即將在同一個地方繼續開會，請將卡片整齊地放在桌子上，將卡片按照對方坐的順序放在桌子上。
贈送禮物
贈送手信等禮物是一種日式溝通方式和體貼的舉動。雖屬日本商業禮儀一部分，但通常並非強制。
被帶到座位前不要坐下
當你被帶到一個房間進行會議或面試時，記得不要立即坐下，而是等待對方邀請後方可就座。此舉不單可表示尊重對方地位和身份，同時亦可以藉由等待對方指示的行為來表示敬意。
接受對方提供的食物或飲品
當收到對方送上的食物或飲品時，您可以在禮貌地得到對方許可後即場飲食用或飲用。然而，如果你非常口渴或需要壓制咳嗽而需要喝水，您可以先說一句「不好意思（失礼します / Shitsurei shimasu）」。瓶裝飲品飲用後，記緊要帶走餘下的膠瓶。
FUN! JAPAN員工與日本人客戶合作時感到困惑的事例
以下是筆者訪問FUN! JAPAN來自不同國家員工，有關與日本商業客戶打交道的經驗及感到困惑的事例。不知道各位又有否類似經驗呢？
- 日本人鞠躬方式原來會分不同角度！(J先生 / 來自香港)
- 交換完卡片後，我應該先仔細看一下卡片？將卡片放入卡片夾？或是將它排列在桌子上？正式流程到底應該是？(P先生 / 來自泰國)
- 我經常都會被問到「為何台灣人會有這樣的想法？」當然，由於我從事數碼營銷這個行業，我通常都可以回答。但我亦希望日本人可以明白，一個台灣人觀點並不能夠代表所有台灣人的觀點。(L小姐 / 來自台灣)
- 我初時也是同樣不太清楚交換卡片的規矩，例如要將自己名片保持低於對方名片的位置。另外，與客戶會議中，稱方對方時要用「さん」，反而對公司同事則不需要用「さん」，各種語感上的轉換亦令我感到相當頭痛。(K小姐 / 來自台灣)
日式商業禮儀太嚴格嗎？FUN! JAPAN山內社長的看法是？
不只是FUN! JAPAN來自全球各個國家的員工，就連是日本國內亦有不少聲音認同日本商業禮儀嚴格！為何日式商業禮儀會如此嚴格呢？筆者就找來了擁有多年在老牌公司工作經驗，並在海外有廣泛商業經驗的Fun Japan Communication社長—山內小姐，訪問她的看法！
你覺得日本的商業禮儀比海外嚴格嗎？另外，你認為為什麼在日本的商業場合中有許多必須遵守的規則？
外國人可能會覺得日本的商業禮儀很嚴格，但對於在日本出生的人來說，其實早已經習慣了吧？日本商業禮儀以「體貼」作起源，包括在避免對方感到不快的情況下建立良好的人際關係，時常體貼身邊周圍的人，亦不浪費對方的時間。我認為以上種種都是非常「日本」的想法呢。
筆者再進一步訪問了山內社長對日本商業場合中的某些禮儀有何看法。
●準時參加會議
日本人在所有事情上都非常重視準時，只要看看日本的鐵道或新幹線就能略懂一二。如果列車在10點鐘出發，日本人都會在5分鐘前到達車站。從小學開始，我們就被教育要「提前5分鐘行動」，所以這種行為自然而然地滲透到我們的日常生活中。如果會議在10點鐘開始，在10點鐘前坐好並準備開始討論就是被認為有禮貌的行為，而且這亦有助業務進行得更順利。然而，太早到的話也不是一件好事。說到底，有否考慮到對方的同情心最重要的。
●鞠躬的禮儀
據說在昔日的武士社會中，頸部後方是一個容易被攻擊的要害。因此，向對方展示頸部，就是向對方表示服從的象徵。
一般來說，鞠躬最基本角度為45度，但除非您是從事服務行業，否則很多人都會覺得沒有必要如此執著角度。與歐美國家相反，日本人在會議上不會擁抱或握手作為問候；相反，更多人會重視鞠躬的禮儀。
●贈送禮物
其實，即使在現今的日本，商業場合中也不太常見贈送禮物的文化。由於可能違反社會規範和企業道德，很多公司現在都會避免在季節變遷等時機向商業夥伴贈送「中元」或「歲暮」等禮品。不過，如果是想要真心想要向對方表達感謝、感激、道歉，或讓其他人了解您的家鄉或國家的紀念品，我也是不會否定的。
如果各位讀者來到日本出差向日本人送上亞洲各國手信的話，對方應該會非常高興呢。
●被帶到座位前不要坐下
我相信這是一個與日本歷史息息相關的禮儀。在武士社會的時代，領主總是有被攻擊的風險，因此需要在進入房間前確保安全。類似情況，較高地位的人會等到對方帶領後才會走進房間內。不過，這種文化近年正在逐漸消失，會在意的日本人也在慢慢減少吧。
順帶一提，很多日本人都習慣為職場上地位較高的人按電梯按鈕。如果外國人可以做到這一點，說不定會被客戶或老闆另眼相看呢？
●為客人提供食物或飲品
的確，日本人很可能不會在得到對方允許前就進食。我認為這也是屬於日式禮儀的一部分。基本上，除非對方主動提出，否則作客的一方不會隨便主動去碰眼前的熱茶或甜點，因為這被認為是不謙虛的行為。站在對方的角度上行為固然重要，不過我又不會特別覺得主動去拿茶或甜點的客人沒禮貌。換作是我的話，我都習慣會儘快對作客的一方說「請！」呢。
在訪談的結尾，山內社長總結了在日本公司工作或與日本客戶合作時需要注意的禮儀：
日本商業禮儀只要注意考慮對方感受就OK！
商業禮儀往往最能體現每個民族的文化。我認為禮儀等同於同理心，只要您有顧及到對方的感受就沒問題！而且隨著時代的變化，社會上亦可能出現新的禮儀，所以各位如果有機會來到日本出席商業場合的話，記緊要隨機應變、靈活應對就可以了！
正在考慮來日本工作的您，也母須太過認為跟日本人做生意很難很複雜。站在對方的立場，懷著同理心面對吧！
Comments